Значительную долю рабочего времени юриста компании занимают согласование и визирование договоров. Неотъемлемая часть этой работы — проверка контрагента, которая, как правило, строится по стандартной схеме (запрашивается и проверяется определенный пакет документов). Учитывая объем работы и важность оперативного получения квалифицированного юридического заключения, целесообразно ввести определенную формализацию этой деятельности. Это позволит компании создать упорядоченную базу копий учредительных документов контрагентов, своевременно выявлять правовые риски и минимизировать необходимость судебных разбирательств, а также при необходимости подтвердить перед налоговой службой проявление осмотрительности при выборе контрагента. Если компания заключает договоры со значительным количеством контрагентов, имеет смысл разработать форму юридического заключения, которое составляется (обновляется) в отношении каждого контрагента при заключении с ним сделки (либо при заключении новой сделки по истечении определенного промежутка времени, если речь идет о контрагенте, с которым установились давние отношения). Юридическое заключение позволяет закрепить алгоритм проверки документов контрагента, зафиксировать результат анализа документов и, кроме того, помочь сотруднику юротдела проверить содержание документов по определенной схеме (по контрольным точкам), а не просто формально удостовериться в их наличии. Это достигается за счет необходимости внесения в юридическое заключение ссылок на соответствующие положения документов, пункты и т. д.
Контрольные точки при оформлении
Удобную форму юридического заключения и инструкцию по порядку ее заполнения можно разработать самостоятельно с учетом особенностей процедуры проверки контрагентов, принятой в конкретной компании. В данной статье за основу взята форма, используемая юридической службой банка. Однако она с успехом может быть применена и в компаниях любых других сфер деятельности.
1 В качестве цели указывается договор, заключение которого предполагается с контрагентом. Удобно, если подробная информация о планируемом договоре в юридическую службу передается в виде пояснительной записки, составляемой менеджером, ответственным за переговоры с конкретным клиентом. В этой же строке указывается номер обращения за составлением юридического заключения.
2 Обычно в отношении всех контрагентов запрашивается стандартный набор документов, перечень которых целесообразно сразу внести в форму юридического заключения, чтобы сотрудник юрслужбы при заполнении указывал только реквизиты представленных документов. В их числе свидетельство о госрегистрации компании-контрагента и ее постановке на учет, выписка из ЕГРЮЛ, которая позволяет выявить актуальную на дату анализа документов редакцию устава контрагента, состав участников общества (если это ООО), Ф.И.О. единоличного исполнительного органа и виды экономической деятельности, которыми занимается компания. Удобнее запросить выписку у контрагента (оригинал или нотариально заверенную копию). Срок действия выписки для целей анализа документов контрагентов можно установить самостоятельно, учитывая, что он должен исключать внесение изменений в ЕГРЮЛ позднее даты выписки. Оптимальным представляется срок не более 5–10 дней до предполагаемой даты заключения договора. Кроме того, необходим устав компании-контрагента с актуальными (зарегистрированными) на момент представления изменениями. Устав позволяет проверить порядок избрания, компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа, какие сделки требуют одобрения, помимо крупных и сделок с заинтересованностью (п. 7 ст. 46 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Кроме основного текста устава, лучше перечислить все изменения к уставу с указанием номеров и дат протоколов. Если на дату составления заключения действует новая редакция устава, целесообразно не перечислять предыдущие изменения, а просто указать их количество (в будущем это поможет отследить новые изменения при заключении с данным контрагентом новой сделки). Кроме того, необходимы копии решений о назначении единоличного исполнительного органа (для проверки Ф.И.О. и срока его полномочий) и совета директоров (понадобятся для проверки легитимности решения об одобрении крупной сделки или сделки с заинтересованностью, если согласно уставу эти решения принимает совет директоров), список участников ООО или выписка из реестра акционеров (нужны для выявления заинтересованности в совершении сделки). Как правило, запрашивают и копию бухгалтерского баланса контрагента на последнюю отчетную дату (позволяет определить стоимость активов для выяснения, не является ли сделка крупной).
3 Помимо основного перечня документов, могут понадобиться дополнительные, для указания которых в юридическом заключении удобно выделить отдельную строку. Например, это может быть доверенность (если от имени контрагента договор подписывает представитель по доверенности).
4 В столбце «Примечания» указываются замечания к документам, если возникают сомнения в их подлинности соответствию законодательству либо внутреннему регламенту компании относительно проверки документов контрагента (например, представлена незаверенная копия либо в документе отсутствует обычный для таких документов реквизит, выявлены противоречия в содержании документов и т. д.).
5 Нужно указать основных учредителей (участников, акционеров) компании-контрагента. Если в компании много участников (акционеров), обычно устанавливают критерий (минимальный размер доли, принадлежащей участнику, — например, 5%), на основании которого в юридическом заключении указывают только участников с долями не менее этого минимального размера.
6 Важно указать наименование исполнительного органа со ссылкой на соответствующий пункт устава в следующей строке — компетенцию этого органа (тоже со ссылками на устав). Если в уставе дублируются положения законодательства, можно указать: «в соответствии с ФЗ об ООО» или «в соответствии с ФЗ об АО» и т. д. Если компетенция единоличного исполнительного органа отличается от предусмотренной в законодательстве, нужно указать конкретные отличия.
7 Необходимо перечислить сделки, указанные в уставе или иных представленных внутренних документах контрагента, для совершения которых требуется соблюдение каких-либо специальных процедур (получение одобрения, проведение конкурса, тендера и т. д.). Если такие сделки определены в соответствии с законодательством, делается указание на соответствующее положение закона и пункт устава.
8 Если законодательством предусмотрены ограничения для юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы (например, унитарные предприятия, некоммерческие организации и т. д.) либо занимающихся определенной деятельностью (банковской, страховой и т. д.), либо занимающих определенное положение на рынке (например, естественные монополии) и т. д., нужно указать соответствующие ограничения.
9 Если предмет договора связан с лицензируемым видом деятельности исполнителя или соответствующая деятельность контрагента требует обязательного членства в саморегулируемой организации, нужно сделать соответствующие пометки (например, для работ в сфере строительства и проектирования строительства необходим специальный допуск на соответствующие виды работ, выдаваемый СРО).
10 В юридическом заключении на основании представленных документов необходимо сделать вывод о том, может или не может быть заключен с контрагентом договор (с учетом замечаний, рисков и рекомендаций, раскрываемых в третьей, четвертой и пятой строках раздела 4).
11 Необходимо указать, кто будет представлять интересы контрагента в сделке — должность (если лицо действует по доверенности, то — «представитель по доверенности»), Ф.И.О., паспортные данные, основание и срок полномочий. При необходимости даются пояснения — например, если у руководителя не продлен срок полномочий, доверенность представителя сформулирована таким образом, что возникают сомнения в наличии у него полномочий на совершение конкретной сделки и т. д.
12 Если для конкретной сделки есть необходимость в соблюдении дополнительных формальностей (осуществление специальных процедур — проведение торгов, тендера, получение одобрения и т. д.), нужно их перечислить и по возможности подробно раскрыть ключевые моменты, относящиеся к отмеченным дополнительным требованиям (специфические требования к торгам, требования к содержанию одобрения в случае отсутствия у исполнителей образцов или форм и т. д.).
13 Важно назвать выявленные юристом при анализе документов правовые риски, которые могут привести к признанию сделки или ее части незаключенной или недействительной, существенно затруднить или сделать невозможным исполнение и т. д. В отдельной строке нужно привести возможные способы минимизации выявленных рисков (при наличии такой возможности). Например, это может быть включение в договор или исключение из договора определенных условий, истребование у контрагента дополнительных документов для того, чтобы снять некоторые сомнения, и др.
14 Целесообразно сделать специальный раздел для отметок об изменениях в юридическом заключении. Например, в связи с представлением контрагентом дополнительных документов может измениться раздел о рисках, связанных с заключением договора, и т. д.
На что еще обратить внимание
Первый момент. Несмотря на то, что выписка из ЕГРЮЛ содержит большую часть необходимых для совершения сделки сведений (за исключением сведений о необходимости одобрения сделок и факта их одобрения), лучше, при наличии возможности, все-таки требовать все перечисленные в юридическом заключении документы. Это минимизирует риск мошеннических действий (качественно подделать несколько документов сложнее, чем только выписку из ЕГРЮЛ). Также нужно учитывать, что в выписке могут содержаться опечатки и технические ошибки. Кроме того, основной перечень документов, запрашиваемых у контрагента, может быть и шире. Например, некоторые крупные компании просят представить копии банковских карточек с образцами подписей (для сличения подписей на документах), копию трудового договора с руководителем компании.
Второй момент. С точки зрения правовых рисков самый надежный вариант — когда контрагент представляет нотариально заверенные копии устава и иных корпоративных документов (протоколов общих собраний с решением об избрании директора и т. д.). Но этот вариант не всегда удобен для контрагентов и может затормозить процесс заключения сделки. Поэтому на практике часто принимают и обычные копии, заверенные сотрудником компании-контрагента. В каждой компании при решении вопроса о том, какой перечень документов и в виде каких копий запрашивать у контрагентов, необходим поиск баланса интересов бизнес-подразделений и юридической службы. Решение лучше принимать коллективно с учетом всех возможных рисков, не ограничиваясь только правовыми (в том числе с учетом риска потери клиента, риска увеличения времени на совершение операций и т. д.).
Раньше популярностью пользовались копии уставов со штампом налоговой инспекции, что автоматически подтверждало подлинность устава. Однако в письме от 27.02.09 № ММ-19-9/28 ФНС России разъяснила, что у налоговых органов нет обязанности при осуществлении процедуры госрегистрации направлять заявителю устав с проставленным штампом инспекции. Поэтому у контрагента может просто не быть такой копии устава.