Для учета и хранения МПЗ на предприятии организуют склады. Учет материалов и товаров на складе ведут одним из следующих способов:
- количественно-суммовой,
- согласно отчетов ответственных лиц,
- оперативно-бухгалтерский или сальдовый.
Сальдовый способ является наиболее прогрессивным способом учета и контроля МПЗ на складе. Он предполагает ведение учета на складе по количеству и сорту товаров (материалов). Учет осуществляется в карточках по учету материалов на складе, которые выдаются заведующему складом в бухгалтерии под роспись. Карточка открывается отдельно на каждый номер по номенклатуре.
В карточку вносятся сведения о:
- наименовании организации,
- номере склада,
- наименовании материальных ценностей, переданных на хранение на склад,
- сорте, размере, единице измерения,
- номенклатурном номере,
- учетной цене, которая вносится в карточку работником бухгалтерии,
- и т.д.
В графе «Приход» карточки учета записываются поступления материалов на склад. На основании расходных документов (требований, лимитно-заборных карт) кладовщик выдает материалы со склада и делает запись в графе «Расход». Записи в карточку производятся непосредственно в день приема и/или выдачи.
После каждой записи в карточке выводится остаток.
Учет производственных запасов на складе требует систематического контроля со стороны работников бухгалтерии за движением МПЗ на складе.
Учет остатков на складе
Учет остатков на складе ведется в бухгалтерии предприятия в количественном и суммовом выражении, на основании документов поступающих от ответственных лиц. Сверка остатков МПЗ на складе носит систематический характер.
В установленный на предприятии срок кладовщик сдает в бухгалтерию первичные документы по учету МПЗ и составляет реестр документов по приходу и выдаче материалов (товаров), с указанием номеров и количества документов.
Учет движения материалов на складе осуществляется должностным лицом, которое берет на себя материальную ответственность.
По состоянию на 1-е число каждого месяца ответственное должностное лицо производит перенос остатков по материалам на складе из карточек в ведомость учета остатков МПЗ на складе.
Данная ведомость оформляется бухгалтерией сроком на 1 год для каждого склада в отдельности. Местом хранения ведомости является бухгалтерия, которая за день до окончания месяца выдает ее материально-ответственному лицу для отражения количества остатков МПЗ на складе.
Работник бухгалтерии ответственный за учет МПЗ проверяет полноту и своевременность произведенных работником склада записей по движению материалов и учету остатков. При отсутствии претензий бухгалтерский работник ставит свою подпись в карточке.
По истечению календарного года в складских карточках выводится остаток, который переносится в карточку открытую на следующий год.
Ответственные должностные лица (зав.складом, кладовщики) обязаны предоставить работнику бухгалтерии доступ в склад для проведения ревизии наличия материальных ценностей и условий хранения.
О результатах проверки по учету остатков на складе и выявленных нарушениях работники бухгалтерии, проводившие ревизию, докладывают главному бухгалтеру. Главный бухгалтер информирует руководителя предприятия о выявленных нарушениях, недостачах, порчах или образовавшихся излишках, которые оформляются соответствующими документами.
Своевременный, полный учет и контроль МПЗ на складе играет немаловажную роль при составлении бухгалтерской отчетности, принятии решения о закупках и т.д. Поэтому такой важный участок работы доверяйте квалифицированным специалистам.