В день проведения инвентаризации все материальные лица должны составить промежуточные отчеты по приходным и расходным документам и передать их инвентаризационной комиссии. На основании переданных документов по счетам бухгалтерского учета определяются остатки на конкретное календарное число проведения инвентаризации. К моменту инвентаризации от материальных лиц также потребуется расписка, подтверждающая следующее:
- все приходные и расходные документы на инвентаризируемое имущество переданы инвентаризационной комиссии (или отданы в бухгалтерию);
- оприходованы все ценности, переданные под ответственность материальных лиц;
- списаны в расход те материальные ценности, которые выбыли по тем либо иным причинам.
Документальная и натуральная проверка. Акт инвентаризации имущества
На данном этапе фиксируется фактическое наличие имущества. Чтобы учесть результаты натуральной проверки, в качестве первичной документации будет использоваться инвентаризационная опись, а для учета результатов документальной проверки — акт инвентаризации имущества, составляемый как минимум в двух экземплярах в соответствии с правилами:
- Четкое и ясное заполнение шариковой ручкой либо чернилами без огрех и подчисток;
- Каждая страница акта должна содержать число материальных ценностей по порядковым номерам (прописью) и их общее количество в единицах измерения, отраженных на данной странице;
- В случае возникновения ошибок их исправление происходит в каждом экземпляре акта посредством перечеркивания неверной записи и проставлением исправлений непосредственно над зачеркнутой записью. Все без исключения корректировки и исправления следует обязательно оговаривать и подписывать всем членам инвентаризационной комиссии;
- В акте недопустимы незаполненные строки. Пустые строки на последних страницах акта инвентаризации имущества должны быть прочеркнуты.
Таксировка и анализ результатов в порядке проведения инвентаризации имущества
По завершении фиксирования наличия имущества в акты (описи) должны быть внесены оценки имущества в денежных эквивалентах согласно первичным документам и бухгалтерскому учету. Затем проводится сличение фактических данных, полученных в ходе проверки, с данными бухгалтерии. О фактах возникновения излишек либо недостач берутся объяснения с лиц, материально ответственных за то или иное имущество. Последняя страница акта должна содержать отметку о том, что были проведены:
- Проверка цен;
- Таксировка;
- Подсчет итогов.
Эти данные заверяются подписями лиц, ответственных за порядок проведения инвентаризации имущества, а также материально ответственными лицами. По результатам данного этапа проведения инвентаризации все предложения комиссии сводятся в ведомость учета результатов.
Завершающий этап
Ведомость передается на подпись руководителю организации и главному бухгалтеру. Параллельно с этим издается приказ, утверждающий результаты проведенной инвентаризации. В бухгалтерии все материалы по инвентаризации хранится не менее пяти лет. Все расхождения, выявленные в ходе инвентаризационной проверки, должны быть отражены в счетах учета следующим образом:
- излишки приходуются, исходя из их рыночной стоимости на момент инвентаризации;
- недостача либо порча, не превышающая нормы естественной убыли, списывается на издержки;
- недостача либо порча, превышающая норму естественной убыли, покрывается за счет виновных лиц.