Движение товаров (материалов) на складе отражают документы складского учета.
Учет осуществляется в карточках по складскому учету материалов, которые открывается на каждый номер по номенклатуре в отдельности. В карточку вносятся сведения о:
- наименовании организации и номере склада,
- наименовании материальных ценностей, переданных на хранение на склад,
- сорте, размере, единице изменения, номенклатурном номере,
- учетной цене,
- количестве выданных со склада товаров и т.д.
Записи в карточку производятся непосредственно в день совершения операции. Документы складского учета (карточка, ведомость, журнал складского учета) выдаются ответственному лицу бухгалтерией предприятия.
В начале наступившего месяца материально-ответственное лицо переписывает остатки материалов на складе из карточек учета в ведомость учета остатков материалов.
Данная ведомость открывается бухгалтерией на год для каждого склада в отдельности. Местом хранения ведомости является бухгалтерия, которая за день до окончания месяца выдает ее ответственному должностному лицу для отражения количества остатков МПЗ на складе.
При небольшом обороте материалов (товаров) на складе учет допускается вести в книге складского учета.
База данных складского учета
Для полноценного учета материалов и товаров требуется создание и ведение базы, которая будет содержать сведения необходимые для работы склада.
База данных складского учета содержит информацию о поставщиках и клиентах, их наименовании, телефоны, адреса и т.д.
Сведения, относящиеся к определенном складу, содержат в себе информацию о наименовании склада, приходе и выдаче материалов, наименовании и номенклатурном номере товаров, единице измерения, стоимости и т.д.
Кроме того, база данных складского учета дает информацию по каждому складу о материально-ответственном должностном лице. База данных по складу ведется ответственным работником бухгалтерии.
Ведение складского учета
Ведение складского учета требует систематического контроля со стороны работников бухгалтерии за движением МПЗ на складе.
Учет ведется в бухгалтерии предприятия в количественном и суммовом выражении, на основании документов поступающих от поставщиков, заказчиков, материально-ответственных лиц. Сверка остатков МПЗ на складе носит регулярный характер.
В установленный на предприятии срок кладовщик сдает в бухгалтерию первичные документы по учету МПЗ и составляет реестр документов, в которых отражается приход и выдача материалов (товаров).
Ведение складского учета непосредственно на складе возлагается на должностное лицо, с которым заключается договор о материальной ответственности.
Бухгалтер проверяет полноту и правильность сделанных кладовщиком записей в карточке по движению материалов и учету остатков. Корректные записи в карточке учета подтверждаются подписью бухгалтера.
По истечению календарного года в карточках учета МПЗ на складе выводится остаток, который переносится в карточку открытую на следующий год по состоянию на 1-е января.
Приход, выдача и остаток МПЗ, отраженные в карточках учета, должны совпадать со сведениями учета материалов в бухгалтерии предприятия.
Работники бухгалтерии, отвечающие за учет МПЗ на складе, проводят ревизии с целью выявления нарушений в оформлении прихода и расхода материалов, недостач или образования излишков. Главный бухгалтер информирует руководителя предприятия о результатах проверки, которые оформляются соответствующими документами.
Учет МПЗ хранящихся на складе предприятия требует постоянного контроля за их сохранностью. Ответственность по ведению складского учета возлагайте на опытных, проверенных специалистов.